Gestión documental
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo
tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este
tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de
papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja
a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Índice
·
Desarrollo
de la gestión documental
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio
exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas
y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros
o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas
de recuperación de información mediante sistemas de codificación y
clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos,
que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de
sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la
actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la
gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los
expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de
soporte papel o electrónico.
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir
de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library,
que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine
Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus de bases de
datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y
comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso
generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimáticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de
gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que
entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no
sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en
formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del
proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de
datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.
Diferencias
de terminología entre el inglés y el español
Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos
administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una
cierta tensión entre las nociones de gestión documental y
la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un
lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto
de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo.
En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre
en significado. Cuando en inglés se dice Records management se
está refiriendo a la gestión documental... de documentos de archivo
específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa
casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el
"archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de
gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo
permanente o histórico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta
tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la
archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el records
management se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En
la realidad, no es así: La archivística cubre el records
management y la gestión de archivos históricos también, mientras que
la gestión documental es más amplia que elrecords
management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no
sólo a los administrativos o de archivo.
La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las
organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras
para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y
búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma
frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los
documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas
soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas
tradicionales de archivo y almacenamiento.
¿Sistemas
electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de documentos
electrónicos
Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye
el electronic records management que tanto puede
significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente,
como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en
papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic
records" o en "records management".
En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está
hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos,
subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema
referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico
y no al repositorio de los documentos electrónicos.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema
computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como
sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un
sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término
Digital Asset Management
Flujo del
Sistema de Gestión Documental
Bases de
Datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la
proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos
están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la
organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business
en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales
problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber
qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al
respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD
simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el
otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades
de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestión.
Hardware
Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una
vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán
guardados o almacenados.
Servidores: Contienen
la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a
un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o
revisión.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se
maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión
documental, administración de archivos digitales y para administración de
bibliotecas de diversa índole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se
puede acceder a la información por Internet.
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los
documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo
así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de
seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados
se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la
ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico,
las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su
correspondiente fichero.
Algunos
Criterios Generales a Tener en cuenta
Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes
áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia,
distribución, creación, autenticación.
Almacenamiento
|
¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto
podemos pagar para almacenarlos?
|
Recuperación
|
¿Cómo puede la gente encontrar documentos
necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones
tecnológicas están disponibles para la recuperación?
|
Clasificación
|
¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo
aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más
apropiado?
|
Seguridad
|
¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la
violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo
mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a
ella?
|
Custodia
|
¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por
cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo
de documentos)?
|
Distribución
|
¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la
necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?
|
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una
persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?
|
|
Creación
|
¿Si más de una persona está implicada en creación o
modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
|
Autenticación
|
¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para
la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la
originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la
autentificación?
|
Términos
Relacionados
Sistema de
Gestión de Contenidos ]
El Sistema de gestión de contenido podría tender a confundirse
con un sistema de Gestión Documental pero un Sistema de gestión de contenido es utilizado principalmente a
nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de
información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto
de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.
Gestión del Conocimiento
La Gestión del Conocimiento es, en síntesis, la gestión de los activos
intangibles que generan valor para la organización. La mayoría de estos
intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la
captación, estructuración y transmisión de conocimiento. Por lo tanto, la
Gestión del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal
herramienta. La Gestión del Conocimiento es un concepto dinámico o de flujo.
Probablemente después de leer esta definición podremos darnos cuenta que un
sistema de gestión documental es una de las herramientas en las que se puede
apoyar la gestión del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma,
más eficiente y con las ventajas, que veremos más adelante, los activos
intangibles.
Bases de
Datos Documentales
En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un
documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento
audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento
electrónico,...
Es erróneo relacionar Sistema de Gestión Documental con Bases de Datos
Documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la Base de
Datos documental, es mucho más dispendioso y existen muchas más variables
fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos
documentales.
Oportunidades
Las oportunidades de la gestión documental para las empresas son múltiples,
la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su productividad en el
ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimización y
organización de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de
costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa,
permitiendo así una mejoría del alojamiento de sus recursos y de los servicios
ofrecidos.
Este "círculo virtuoso" lleva a una mayor satisfacción y
consecuente retención de los clientes.
Ventajas
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización
tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de
negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos,
reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico,
resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la
información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso
colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la
duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles
grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc.
de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta
seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para
el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de
costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el
rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior
distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.
Desventajas
Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de
una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI
(Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en EUROS
de un Sistema de Gestión Documental.
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